Bewaartermijn boekhouding in België: Een gids voor ondernemers

Bewaartermijn boekhouding in België

Als ondernemer in België is het essentieel om op de hoogte te zijn van de wettelijke vereisten rondom het bewaren van boekhoudkundige documenten. De bewaartermijn voor boekhouding is een belangrijk aspect van financieel beheer en naleving van de wet.

In deze gedetailleerde gids zullen we dieper ingaan op de verschillende aspecten van de bewaartermijn voor boekhouding in België, zodat u als ondernemer goed geïnformeerd bent en uw administratie op orde kunt houden.

Wat is de bewaartermijn voor boekhouding in België?

De bewaartermijn voor boekhoudkundige documenten in België is wettelijk vastgelegd in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV). Volgens artikel 3:49 van het WVV moeten ondernemingen in België hun boekhoudkundige stukken minimaal 10 jaar bewaren.

Deze 10 jaar bewaartermijn geldt voor de volgende documenten:

  • Jaarrekeningen
  • Boekhoudkundige stukken
  • Facturen
  • Loonfiches
  • Bankafschriften
  • Overeenkomsten
  • Andere relevante financiële documenten

Het is belangrijk om op te merken dat deze minimale bewaartermijn van 10 jaar een wettelijke verplichting is. Veel ondernemingen kiezen er echter voor om hun boekhoudkundige documenten langer te bewaren. Dit biedt extra zekerheid en maakt het makkelijker om eventuele audits of controles door de belastingdienst of andere autoriteiten te ondergaan.

Wanneer start de bewaartermijn?

De bewaartermijn van 10 jaar voor boekhoudkundige documenten in België begint te lopen vanaf het moment dat de documenten zijn opgesteld of ontvangen. Voor jaarrekeningen betekent dit dat de bewaartermijn start op 1 januari van het jaar volgend op het boekjaar waarop de jaarrekening betrekking heeft.

Voorbeeld:

  • Jaarrekening over boekjaar 2021: bewaartermijn start op 1 januari 2022 en loopt tot 31 december 2031.
  • Factuur uit maart 2022: bewaartermijn start op 1 april 2022 en loopt tot 31 maart 2032.

Het is aan te raden om een duidelijk archiefbeleid op te stellen waarin de bewaartermijnen per type document worden vastgelegd. Zo voorkomt u dat er onduidelijkheid ontstaat over wanneer welke documenten vernietigd mogen worden.

Fysiek of digitaal bewaren?

Vroeger was het gebruikelijk om boekhoudkundige documenten fysiek te archiveren in mappen en kasten. Tegenwoordig biedt digitale archivering echter veel voordelen. Ondernemingen mogen in België hun boekhoudkundige documenten zowel fysiek als digitaal bewaren, zolang wordt voldaan aan een aantal wettelijke vereisten:

Fysiek bewaren:

  • Documenten moeten toegankelijk en leesbaar bewaard worden.
  • De opslaglocatie moet beveiligd zijn tegen verlies, diefstal of beschadiging.

Digitaal bewaren:

  • Digitale kopieën moeten een getrouwe weergave zijn van de originele documenten.
  • De digitale bestanden moeten beveiligd en toegankelijk worden bewaard.
  • Er moet een back-up systeem aanwezig zijn om de digitale documenten te beschermen.
  • De digitale bestanden moeten op verzoek direct kunnen worden getoond aan de bevoegde autoriteiten.

Veel ondernemingen kiezen ervoor om documenten direct digitaal te archiveren, omdat dit efficiënter is en minder ruimte inneemt. Wel is het belangrijk om de digitale archieven goed te beheren en periodiek te controleren op leesbaarheid en integriteit van de bestanden.

Uitzonderingen op de bewaartermijn

Er zijn enkele uitzonderingen op de algemene bewaartermijn van 10 jaar voor boekhoudkundige documenten in België:

Personeelsdossiers: 
Voor personeelsdossiers, zoals arbeidsovereenkomsten en loonfiches, geldt een langere bewaartermijn van 30 jaar. Deze documenten moeten worden bewaard tot 30 jaar na het einde van het dienstverband.

Documenten met betrekking tot onroerend goed: 
Voor documenten die betrekking hebben op onroerend goed, zoals aankoopaktes of verbouwingscontracten, geldt een bewaartermijn van minstens 30 jaar. Deze documenten moeten worden bewaard zolang het onroerend goed in bezit is van de onderneming.

Documenten met betrekking tot pensioenen: 
Documenten met betrekking tot pensioenregelingen en -uitkeringen moeten minstens 30 jaar worden bewaard.

Documenten met betrekking tot milieu en veiligheid: 
Documenten over milieu, gezondheid en veiligheid, zoals vergunningen of milieurapportages, moeten minimaal 10 jaar worden bewaard.

Het is belangrijk om als ondernemer op de hoogte te zijn van deze uitzonderingen en ze correct toe te passen in uw archiefbeheer.

Sancties bij niet-naleving

Indien een onderneming de wettelijke bewaartermijnen voor boekhoudkundige documenten niet naleeft, kan dit leiden tot verschillende sancties:

Boetes: 
Bij overtreding van de bewaartermijnen kunnen ondernemingen boetes opgelegd krijgen. De hoogte van de boete kan variëren, maar kan oplopen tot duizenden euro’s per overtreding.

Belastingcontroles: 
Wanneer boekhoudkundige documenten niet kunnen worden getoond tijdens een belastingcontrole, kan dit leiden tot extra onderzoek en mogelijk tot naheffingen of strafrechtelijke vervolging.

Imagoschade: 
Het niet naleven van de wettelijke bewaartermijnen kan ook leiden tot imagoschade voor een onderneming. Dit kan het vertrouwen van klanten, leveranciers en andere belanghebbenden ondermijnen.

Om deze risico’s te vermijden, is het cruciaal dat ondernemingen in België hun boekhoudkundige documenten op een gestructureerde en wettelijk conforme manier bewaren. Een goed archiefbeheer is essentieel voor de financiële en juridische zekerheid van uw onderneming.

Tips voor goed archiefbeheer

Om ervoor te zorgen dat uw onderneming voldoet aan de wettelijke bewaartermijnen voor boekhouding, volgt hier een aantal praktische tips:

  1. Stel een duidelijk archiefbeleid op: 
    Ontwikkel een gestructureerd archiefbeleid waarin de bewaartermijnen per type document worden vastgelegd. Zorg ervoor dat dit beleid bekend is bij alle medewerkers.
  2. Digitaliseer waar mogelijk: 
    Overweeg om zoveel mogelijk documenten direct digitaal te archiveren. Dit bespaart fysieke opslagruimte en maakt documenten gemakkelijker toegankelijk.
  3. Zorg voor goede beveiliging: 
    Neem adequate maatregelen om uw fysieke en digitale archieven te beveiligen tegen verlies, diefstal of beschadiging. Denk hierbij aan brandkasten, back-upsystemen en toegangscontrole.
  4. Organiseer uw archieven: 
    Stel een duidelijk systeem op voor het ordenen en labelen van uw archieven, zodat documenten eenvoudig teruggevonden kunnen worden. Maak gebruik van mappen, indexen en digitale opslagstructuren.
  5. Voer periodieke controles uit: 
    Controleer regelmatig of uw archieven nog steeds voldoen aan de wettelijke vereisten. Evalueer ook of documenten die de bewaartermijn hebben overschreden, veilig kunnen worden vernietigd.
  6. Betrek uw accountant: 
    Werk nauw samen met uw accountant om ervoor te zorgen dat uw archiefbeheer in lijn is met de boekhoudkundige en fiscale vereisten.
  7. Wees voorbereid op controles: 
    Zorg ervoor dat u te allen tijde in staat bent om boekhoudkundige documenten op verzoek te tonen aan de belastingdienst of andere bevoegde autoriteiten.

Door deze tips op te volgen, kunt u er als ondernemer in België zeker van zijn dat uw boekhoudkundige administratie voldoet aan de wettelijke bewaartermijnen en u zich geen zorgen hoeft te maken over mogelijke sancties.

Conclusie: Bewaartermijn boekhouding in België

De bewaartermijn voor boekhouding in België is een belangrijk aspect van financieel beheer en naleving van de wet. Ondernemingen moeten hun boekhoudkundige documenten minimaal 10 jaar bewaren, met enkele uitzonderingen voor specifieke documenten.

Door een goed archiefbeleid op te stellen, documenten op de juiste manier te bewaren (fysiek of digitaal) en periodieke controles uit te voeren, kunnen ondernemingen ervoor zorgen dat zij voldoen aan de wettelijke vereisten. Dit voorkomt mogelijke boetes, belastingcontroles en imagoschade.

Als ondernemer in België is het cruciaal om op de hoogte te zijn van de bewaartermijnen voor boekhouding en deze correct toe te passen in uw administratie. Door deze richtlijnen op te volgen, kunt u uw financiële documenten op een veilige en gestructureerde manier bewaren en tegelijkertijd voldoen aan de wettelijke verplichtingen.