Kilometervergoeding voor Zelfstandigen in België: Wat je moet weten!

Als zelfstandige in België is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de verschillende vergoedingen en voordelen waar je recht op hebt.
Een van deze voordelen is de kilometervergoeding, een vergoeding die je krijgt voor het gebruik van je eigen voertuig voor zakelijke doeleinden.

In deze blogpost zullen we dieper ingaan op de kilometervergoeding voor zelfstandigen in België, inclusief de regels, tarieven en voorwaarden.

Wat is een kilometervergoeding?

Een kilometervergoeding is een vergoeding die je als zelfstandige kunt ontvangen voor het gebruik van je eigen voertuig (auto, motor, fiets) voor zakelijke doeleinden. Het bedrag wordt berekend op basis van het aantal kilometers dat je aflegt voor zakelijke doeleinden en is bedoeld om de kosten van brandstof en onderhoud van het voertuig te compenseren.

Wie heeft recht op een kilometervergoeding?

Zowel zelfstandigen in hoofdberoep als zelfstandigen in bijberoep hebben recht op een kilometervergoeding, op voorwaarde dat ze hun eigen voertuig gebruiken voor zakelijke doeleinden. Dit geldt voor zowel eenmanszaken als vennootschappen.

Kilometervergoeding voor zelfstandigen in bijberoep

Als zelfstandige in bijberoep kun je ook recht hebben op een kilometervergoeding, maar er zijn enkele specifieke regels waarmee je rekening moet houden:

  • Beperkte aftrekbaarheid:
    Als zelfstandige in bijberoep kun je de kilometervergoeding alleen aftrekken als beroepskost als je aantoont dat de gereden kilometers rechtstreeks verband houden met je bijberoep. Het is belangrijk om een duidelijk onderscheid te maken tussen zakelijke en privékilometers.
  • Combinatie met hoofdberoep:
    Als je naast je bijberoep ook een hoofdberoep hebt waarvoor je al een kilometervergoeding ontvangt, moet je ervoor zorgen dat je de gecombineerde vergoedingen correct rapporteert en aftrekt. Het is raadzaam om advies in te winnen bij een boekhouder om ervoor te zorgen dat je aan alle fiscale vereisten voldoet.

Hoeveel bedraagt de kilometervergoeding?

De kilometervergoeding wordt jaarlijks vastgesteld door de overheid en kan verschillen voor verschillende soorten voertuigen. Voor het jaar 2021 bedraagt de kilometervergoeding voor een personenauto of motor 0,3542 euro per kilometer. Voor fietsen geldt een lagere vergoeding van 0,24 euro per kilometer.

Hoe bereken je de kilometervergoeding?

Om de kilometervergoeding te berekenen, moet je het aantal zakelijk gereden kilometers vermenigvuldigen met het tarief per kilometer. Bijvoorbeeld, als je in een bepaalde maand 500 kilometer hebt gereden voor zakelijke doeleinden met je personenauto, zou je recht hebben op een vergoeding van 0,3542 euro x 500 km = 177,10 euro.

Het is belangrijk om nauwkeurig bij te houden hoeveel kilometers je aflegt voor zakelijke doeleinden. Dit kan worden gedaan met behulp van een kilometerregistratie of met behulp van apps die speciaal zijn ontworpen voor dit doel.

Voorwaarden voor het ontvangen van een kilometervergoeding

Om in aanmerking te komen voor een kilometervergoeding als zelfstandige in België, moeten er enkele voorwaarden worden vervuld:

a. Zakelijk karakter

De kilometers die je aflegt moeten een zakelijk karakter hebben, wat betekent dat ze worden gemaakt in het kader van je zelfstandige activiteit. Dit omvat onder andere het bezoeken van klanten, leveranciers of andere zakelijke afspraken.

b. Bewijslast

Je moet kunnen aantonen dat de gereden kilometers daadwerkelijk voor zakelijke doeleinden zijn geweest. Dit kan gebeuren aan de hand van bijvoorbeeld facturen, afspraken of andere relevante documentatie.

c. Eigen voertuig

Je komt alleen in aanmerking voor een kilometervergoeding als je je eigen voertuig gebruikt. Het is belangrijk om te onthouden dat je geen vergoeding ontvangt als je gebruik maakt van een gehuurd of geleend voertuig.

d. Administratieve verplichtingen

Als zelfstandige ben je verplicht om een correcte administratie bij te houden van je zakelijke kilometers. Dit omvat onder andere het bijhouden van een gedetailleerde kilometerregistratie en het bewaren van relevante bewijsstukken.

Fiscale aspecten van de kilometervergoeding

De kilometervergoeding wordt beschouwd als een kost in het kader van je zelfstandige activiteit en kan daarom fiscaal aftrekbaar zijn. Dit betekent dat je de ontvangen vergoeding niet hoeft op te nemen als belastbare inkomsten, maar ook dat je de kosten die verbonden zijn aan het gebruik van je voertuig kunt aftrekken van je belastbaar inkomen.

Het is echter belangrijk om op te merken dat er bepaalde fiscale regels en beperkingen zijn met betrekking tot de aftrekbaarheid van de kilometervergoeding. Het wordt sterk aanbevolen om advies in te winnen bij een boekhouder of fiscaal expert om ervoor te zorgen dat je aan alle vereisten voldoet en optimaal gebruik maakt van de fiscale voordelen.

Alternatieven voor de kilometervergoeding

Hoewel de kilometervergoeding een populaire vergoedingsmethode is voor zelfstandigen, zijn er ook alternatieven die je kunt overwegen:

a. Forfaitaire kostenvergoeding

In plaats van het bijhouden van gedetailleerde kilometergegevens, kun je ervoor kiezen om een forfaitaire kostenvergoeding te ontvangen.
Deze vergoeding is gebaseerd op een vast bedrag per maand en dekt verschillende kosten, waaronder ook het gebruik van je voertuig voor zakelijke doeleinden.

b. Openbaar vervoer

Als het mogelijk is om je zakelijke verplaatsingen met het openbaar vervoer te maken, kun je ervoor kiezen om deze kosten te declareren in plaats van gebruik te maken van een eigen voertuig.
Dit kan voordelig zijn als je regelmatig lange afstanden moet afleggen of als er goede verbindingen beschikbaar zijn.

c. Fietsvergoeding

Voor kortere afstanden kun je overwegen om de fiets te gebruiken en in aanmerking te komen voor de fietsvergoeding. Dit kan voordelig zijn, zowel qua kostenbesparing als op het gebied van gezondheid en milieubewustzijn.

Meestgestelde vragen over kilometervergoeding voor zelfstandigen

Wat is de forfaitaire kilometervergoeding voor zelfstandigen in België in 2023?

A: De forfaitaire kilometervergoeding voor zelfstandigen in België bedraagt vanaf 1 juli 2023 €0,3707 per kilometer.

Wanneer gaat de verhoogde kilometervergoeding in voege voor zelfstandigen?

A: De verhoogde kilometervergoeding gaat in voege vanaf 1 juli 2023.

Wordt de forfaitaire kilometervergoeding geïndexeerd vanaf 2023?

A: Ja, de forfaitaire kilometervergoeding wordt geïndexeerd vanaf 1 januari 2023.

Hoe worden beroepsmatige verplaatsingen voor zelfstandigen gecontroleerd?

A: Beroepsmatige verplaatsingen voor zelfstandigen worden gecontroleerd aan de hand van het document waarin het aantal gereden kilometers wordt bijgehouden.

Welke bedragen gelden voor de kilometervergoeding vanaf 1 juli 2023?

A: De kilometervergoeding vanaf 1 juli 2023 stijgt naar een forfaitair bedrag van €0,3707 per kilometer voor professionele verplaatsingen.

Kunnen werkgevers de werkelijke kosten van verplaatsingen terugbetalen aan werknemers?

A: Werkgevers mogen de werkelijke kosten van verplaatsingen terugbetalen aan werknemers, maar hanteren vaak de forfaitaire kilometervergoeding.

Welk belastingkrediet is eigen aan de werkgever in verband met de kilometervergoeding?

A: Het belastingkrediet dat eigen is aan de werkgever in verband met de kilometervergoeding zijn de kosten die derfelijke werkgever aanrekent voor beroepsverplaatsingen.

Mogen werkgevers de forfaitaire kilometervergoeding hanteren voor ambtenaren?

A: In principe mogen werkgevers enkel en alleen de forfaitaire kilometervergoeding hanteren voor ambtenaren.

Welke normen zijn toe te passen bij de kilometervergoeding voor zelfstandigen?

A: Bij de kilometervergoeding voor zelfstandigen zijn de normen voor terugbetaling op jaarbasis toe te passen.

Wanneer moeten werkgevers de verhoogde kilometervergoeding voor zelfstandigen terugbetalen?

A: Werkgevers moeten de verhoogde kilometervergoeding voor zelfstandigen terugbetalen sinds 1 oktober 2022.

Conclusie

Als zelfstandige in België is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de verschillende vergoedingen en voordelen waar je recht op hebt.

De kilometervergoeding is een belangrijke vergoeding die je kunt ontvangen voor het gebruik van je eigen voertuig voor zakelijke doeleinden.

Door rekening te houden met de regels, tarieven en voorwaarden die hierboven zijn besproken, kun je ervoor zorgen dat je optimaal gebruik maakt van deze vergoeding en tegelijkertijd voldoet aan alle administratieve en fiscale verplichtingen.

Het is altijd raadzaam om advies in te winnen bij een boekhouder of fiscaal expert om ervoor te zorgen dat je alle regels correct toepast en maximaal profiteert van de beschikbare voordelen.